Transformasi Digital: 5 Manfaat Revolusioner dari Aplikasi e-Purchasing

Image by freepik.com

Aplikasi e-purchasing hadir sebagai jawaban inovatif untuk strategi pembelian, guna memastikan bahwa bahan baku selalu siap sedia untuk produksi. 

Bayangkan, apa jadinya jika bahan baku yang vital itu mendadak menghilang? Produksi pun akan terhenti, bukan? Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem manajemen pembelian yang efektif. 

Purchasing management, yang merupakan inti dari modul ERP, hadir untuk mempermudah proses bisnis. Mari kita simak ulasan mengenai hal tersebut berikut ini.

Apa itu Manajemen Pembelian (Purchasing)?

Dalam dunia bisnis, manajemen pembelian diartikan sebagai proses strategis untuk mendapatkan barang dan layanan (jasa). 

Tahapannya mencakup segala sesuatu mulai dari persiapan awal hingga persetujuan pembayaran akhir. Keseimbangan finansial perusahaan bisa terganggu jika biaya material melebihi pendapatan dari penjualan produk.

Para ahli seperti J.H. Westing, L.V. Fine, dan Gary Joseph Zenzo menganggap manajemen pembelian sebagai kegiatan yang lebih kompleks daripada sekadar pembelian. 

Ini melibatkan riset mendalam, pemilihan sumber daya yang tepat, memastikan pengiriman yang akurat, serta inspeksi untuk kualitas dan kuantitas. 

Selain itu, termasuk juga pengaturan logistik, penerimaan, penyimpanan, dan proses akuntansi yang berkaitan.

Sumber lain menyatakan bahwa manajemen pembelian mendukung fungsi manufaktur dengan proses pengadaan dan pemesanan yang efisien, yang dikelola oleh departemen pembelian. 

Namun, hanya memahami definisi tidaklah cukup. Manajemen pembelian adalah fungsi krusial dalam sebuah perusahaan.

Keputusan pembelian yang efisien dapat mengurangi pengeluaran yang tidak esensial dan meningkatkan keuntungan. Ruang lingkup perusahaan tidak hanya terbatas pada kesuksesan sistem pengadaan, tetapi juga termasuk strategi kemitraan dengan supplier.

Ada berbagai aspek yang perlu diperhatikan dalam pembelian, termasuk karakteristik barang dan faktor eksternal dari pihak ketiga. Dengan manajemen pembelian, kamu bisa mengkoordinasikan dan mengelola aspek-aspek ini melalui satu dashboard terpadu.

Memahami Siklus Pembelian

Jika kita gali lebih dalam ke dalam siklus pembelian, kita akan menemukan bahwa ini bukan hanya tentang transaksi, tetapi tentang bagaimana membangun pondasi yang kuat untuk operasional sehari-hari. 

Siklus ini dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan bahan baku yang spesifik, menilai volume yang diperlukan, meramalkan permintaan pelanggan, dan menyesuaikan dengan jadwal produksi. 

Untuk itu, diperlukan sistem yang tidak hanya efisien tetapi juga profesional, yang dapat memastikan kelancaran proses dari awal hingga akhir.

Dengan mengadopsi sistem ERP purchasing, Anda bisa mengambil keputusan dengan lebih gesit, mengurangi pengeluaran, meminimalkan margin error, dan menetapkan pemasok bahan baku yang berkualitas tepat pada waktunya. 

Dengan proses yang telah dioptimalkan, perusahaan kamu akan berada di garis depan, selangkah lebih maju dari para pesaing.

Mengapa Manajemen Pembelian (Purchasing) Penting?

Tentunya, efisiensi adalah kunci bagi bisnis untuk mengoperasikan proses bisnisnya dengan lancar. Dalam hal pengadaan, aplikasi e-purchasing muncul sebagai solusi canggih. 

Pertanyaannya kemudian adalah, mengapa manajemen pembelian penting?

a. Nukleus Keuntungan 

Dengan sistem e-purchasing, siklus pembelian berpotensi menjadi sumber profit yang kaya. Anda bisa meminimalisir biaya pengeluaran dan secara otomatis mengeliminasi pengeluaran yang tidak esensial. 

Itu artinya, Anda bisa mengurangi biaya produksi dan secara simultan meningkatkan margin keuntungan.

b. Stabilitas Harga yang Terjaga 

Fungsi penting lain dari e-purchasing adalah kemampuannya untuk memelihara stabilitas harga. Fluktuasi biaya produksi bisa mengganggu alur kerja berikutnya. 

Sebagai contoh, ketidakpastian dalam penetapan harga oleh tim pemasaran, dilema divisi keuangan dalam kalkulasi profit, dan tantangan bagi akuntan dalam mengukur arus kas.

Namun, dengan aplikasi e-purchasing, kekhawatiran tersebut dapat teratasi. Anda bisa menjaga biaya produksi dengan memilih supplier yang ideal dan menawarkan harga terbaik. 

Melalui automasi pembaruan kontrak, Anda bisa mempertahankan hubungan dengan pemasok dan menghindari lonjakan harga yang tidak diinginkan.

c. Arsitek Rantai Persediaan 

Dalam rantai pasokan, pengadaan adalah fase kritikal yang menjamin kelancaran supply chain (rantai pasokan). Dengan manajemen pembelian, Anda bisa memastikan bahwa proses pembelian berlangsung tepat waktu. Ini mengontrol keseluruhan proses dan memastikan kelancaran operasi berikutnya.

d. Garansi Kepuasan Pelanggan 

Manajemen pembelian memiliki peran penting dalam menjamin kepuasan pelanggan. Pertama, perusahaan memastikan pembelian bahan berkualitas tinggi untuk produksi, yang menghasilkan produk sesuai ekspektasi pelanggan. Ini mengarah pada kepuasan pelanggan dan pembelian berulang.

Kedua, Anda bisa menjamin pengiriman yang tepat waktu. Dengan manajemen pembelian, seluruh proses berikutnya terintegrasi dengan mulus dan otomatis. 

Misalnya, jadwal pengiriman akan disinkronkan dengan deadline produksi, memastikan tidak ada keterlambatan pengiriman. Ini meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

e. Peran Strategis dalam Bisnis 

Aplikasi e-purchasing sangat mendukung Anda dalam merancang strategi pembelian yang optimal untuk bisnis. Di era digital yang selalu berubah, permintaan pasar dan harga bahan baku yang fluktuatif menjadi tantangan. 

Software manajemen pembelian ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan strategi dan mendapatkan harga terbaik, memfasilitasi transformasi bisnis yang sejalan dengan perkembangan zaman.

Itulah penjelasan singkat mengenai Transformasi Digital: 5 Manfaat Revolusioner dari Aplikasi e-Purchasing. Semoga bermanfaat.