Apa itu Logistik Keluar (Outbound Logistic): Proses, Contoh, dan Tantangan

Image by freepik

Logistik merupakan proses kunci dari setiap bisnis. Barang hasil produksi memerlukan perpindahan dari satu tempat ke tempat lain, dan optimalisasi logistik akan mendorong nilai ke seluruh rantai pasokan. 

Membangun sistem logistik masuk dan keluar yang komprehensif dapat memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan proses transportasi, pengiriman jarak jauh, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Pengalaman pelanggan yang lebih baik akan menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi yang berdampak langsung pada keuntungan dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Oleh karena itu, mari kita lihat dan pelajari apa arti, pentingnya, contoh, dan alur proses logistik keluar. Kita juga akan belajar untuk memahami perbedaan utama antara logistik keluar dan masuk.

Apa itu Logistik Keluar & Contohnya?

Ada dua proses logistik utama yang dimiliki setiap bisnis, yaitu logistik masuk dan keluar.

Jika logistik masuk mengacu pada pergerakan barang internal, maka logistik keluar mengacu pada proses penyimpanan, pengangkutan, dan pengiriman produk akhir ke pengguna akhir (end user).

Seperti yang dapat kita pahami, terdapat beberapa fungsi dan aktivitas lain yang terlibat dalam logistik keluar (outbound logistic), yakni:

• Pergudangan dan manajemen inventaris
• Pengambilan dan pengelolaan pesanan, serta pengemasan
• Saluran distribusi dan pengiriman last mile

Mari kita pahami hal ini secara lebih baik dengan beberapa contoh logistik keluar, supaya kita mendapatkan pemahaman yang lebih baik.

Contoh Logistik Keluar

1. Pelanggan memesan tas tangan di platform eCommerce. Pembayaran diproses dan pesanan dikonfirmasi. ID pesanan ditetapkan padanya: Misalnya, ORD00123007622

2. Persediaan diperiksa, produk diidentifikasi, dan diambil dari rak

3. Tas tangan diperiksa kualitasnya, dan jika 'OK' maka dikirim untuk dikemas dan diberi label

4. Tas tangan dikemas menggunakan bubble wrap dan bahan kemasan lain yang direkomendasikan, dan diberi label dengan rincian pesanan (Misalnya, nama pelanggan, alamat pengiriman, kode QR, detail pengirim & sebagainya.)

5. Faktur dibuat dengan kode QR yang diperlukan

6. Paket sudah tersegel dan siap dikirim

7. Sekarang, dalam banyak kasus, jika ini adalah pesanan tunggal, perusahaan kurir dapat mengirimkan paket tersebut. Namun jika ini adalah salah satu dari sekian banyak pesanan, maka pesanan biasanya dipindahkan dari gudang ke pusat distribusi. 3PL atau 4PL dapat digunakan untuk ini.

8. Setelah paket tiba di pusat distribusi, paket tersebut disortir, dan berdasarkan kode pin atau instruksi pengiriman khusus (misalnya, pengiriman dipercepat), mitra pengiriman ditetapkan.

9. Mitra pengiriman akan mengambil paket dan mengirimkannya ke pelanggan. Pembaruan dan pemberitahuan yang relevan akan dikirimkan ke pelanggan agar mereka selalu mendapat informasi. 

Dalam kebanyakan kasus, formulir umpan balik online dibagikan kepada pelanggan untuk mengumpulkan umpan balik mengenai pengalaman pengiriman secara keseluruhan.

Alur Proses Logistik Keluar: Bagaimana Cara Kerjanya?

Mari kita pahami cara kerja alur proses logistik keluar dengan contoh perusahaan eCommerce. Secara umum, beginilah cara kerja pemrosesan pesanan pelanggan pada umumnya, yaitu:

1. Pelanggan memilih produk (misalnya tas tangan), menambahkannya ke keranjang, memperbarui rincian pengiriman (misalnya rincian kontak, alamat pengiriman dan penagihan), membayar produk, mendapat pesan konfirmasi pembayaran, mendapat pesan 'Konfirmasi Pesanan' (pesanan sudah dilakukan)

2. Nomor pesanan dibuat, pesanan dikonfirmasi dan komunikasi dikirim (catatan – pelanggan menerima konfirmasi email/sms, sementara pusat pemenuhan/gudang diintimidasi untuk pemrosesan pesanan)

3. Persediaan diperiksa, produk diidentifikasi, diperiksa kualitasnya dan setiap pesan/instruksi khusus, pengemasan, dan agen pengiriman ditugaskan

4. Pesanan diambil, komunikasi status pelacakan dikirim ke pelanggan, pesanan dikirim ke pelanggan

5. Status konfirmasi pengiriman diperbarui dan pelanggan mengirimkan email/pemberitahuan untuk umpan balik

Apa Saja Jenis Kegiatan Logistik Keluar?

Sekarang, setelah kita memahami apa yang dimaksud dengan logistik keluar, mari kita lihat berbagai aktivitas logistik keluar. Perlu dicatat bahwa tidak semua langkah diikuti oleh semua organisasi dan biasanya ditentukan oleh sifat bisnis, jenis layanan, dan detail lainnya.

Di bawah ini tercantum aktivitas utama yang terlibat dalam manajemen logistik keluar, misalnya:

1. Manajemen dan penyimpanan inventaris

Fungsi-fungsi ini berjalan secara beriringan. Tidak cukup hanya memiliki inventaris yang tepat, tetapi juga menyimpannya dengan benar, misalnya dengan pengontrolan suhu, penyimpanan bahan berbahaya, dan lain -lain. 

Hal ini terutama berlaku untuk usaha kecil dengan ruang penyimpanan terbatas (pelajari tentang materi kuantitas pesanan yang ekonomis dan rumus kuantitas pemesanan ulang untuk menghitung kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan ulang).

2. Pemrosesan dan pemenuhan pesanan

Langkah ini melibatkan semua aktivitas mulai dari pemrosesan pesanan hingga pengiriman sebenarnya (kita akan melihat pengemasan dan pengiriman sebagai komponen terpisah). 

Misalnya sebagai pelanggan, jika pesanan kamu menunggu pemenuhan, berarti penjual sudah memproses pesananmu tetapi belum mengirimkannya.

Secara umum, setelah pesanan diterima dan inventaris diperiksa, pesanan akan diproses. Kualitas produk diuji untuk mengetahui adanya cacat, perangkat lunak inventaris diperbarui secara real-time, dan setiap persyaratan atau instruksi khusus dipatuhi. Selanjutnya dikirim untuk pengemasan dan pengiriman.

3. Pengemasan dan pengiriman

Pengemasan dan pelabelan terdiri dari aktivitas yang berbeda. Baik itu perusahaan kecil atau besar yang menangani pengiriman domestik atau internasional, hal ini sangatlah penting. 

Cara kamu mengemas dan memberi label pada paket dapat memengaruhi pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Pengepakan yang buruk berarti risiko kerusakan pengiriman, pelabelan yang salah berarti keterlambatan pengiriman atau pesan yang salah. 

Selain itu, pemuatan juga harus diperhatikan sebelum dikirim, untuk memastikan barang dimuat ke dalam truk/kendaraan dengan benar.

Selain itu, pelabelan yang salah juga berdampak pada proses logistik terbalik dan menambah biaya logistik dan transportasi tambahan bagi bisnis. 

Selanjutnya, jika menyangkut pengiriman internasional, yang melibatkan pajak, bea cukai, dan bea lainnya, pelabelan yang salah, misalnya, detail pengirim dan penerima barang yang salah dapat menambah penundaan, biaya, dan tantangan penyimpanan. Tahap ini juga mencakup pekerjaan dokumentasi yang tepat.

4. Pengiriman dan konfirmasi

Langkah penting berikutnya dalam alur proses logistik keluar adalah pengiriman barang sebenarnya dan konfirmasi pengiriman. Sekarang, jika bisnis kamu adalah bisnis kecil, hal ini dapat dilakukan melalui truk kamu sendiri atau melalui jasa kurir atau perusahaan angkutan truk. 

Namun, jika kamu mengirim melalui 3PL atau 4PL, pesanan harus dikirim terlebih dahulu ke pusat distribusi yang ditunjuk.

Pengiriman last mile adalah pengangkutan barang yang sebenarnya ke pelanggan akhir. Hal ini biasanya dilakukan melalui transportasi jalan raya. Perhatikan bahwa ada beberapa langkah yang terlibat dalam backend terutama optimasi rute, pelacakan real-time, manajemen pengiriman, dan lainnya.

Setelah proses pengiriman dimulai, komunikasi yang relevan dikirim ke pelanggan. Misalnya, 'Keluar untuk diantar', 'Dihubungi Anda sebelum jam x sore', 'Produk Anda telah terkirim', dan sebagainya.

Dalam kebanyakan kasus, tautan survei/umpan balik dibagikan pada tahap ini untuk mengumpulkan umpan balik tentang mitra pengiriman dan pengalaman.

Tantangan Dalam Sistem Logistik Keluar

Meskipun efisiensi logistik keluar dapat berdampak pada keseluruhan operasi rantai pasokan, ada beberapa tantangan yang terus dihadapinya. 

Contohnya:

1. Meningkatnya biaya transportasi

Biaya logistik di Indonesia termasuk yang tertinggi di dunia. Biaya logistik per unit dan analisis biaya logistik telah meningkat selama bertahun-tahun, sehingga penting bagi dunia usaha untuk mengidentifikasi solusi yang terjangkau untuk pergerakan barang.

2. Kurangnya visibilitas rantai pasokan 

Kurangnya visibilitas menyeluruh di seluruh operasi rantai pasokan menyebabkan berkurangnya efisiensi dan pendapatan. 

Ada beberapa proses yang terlibat dalam logistik keluar dan visibilitas di berbagai proses dapat menyebabkan penundaan, inefisiensi, keluhan pelanggan, dan pengeluaran. 

Hal ini terutama terjadi ketika perusahaan bekerja dengan 3PL, 4PL, atau pengangkut eksternal apa pun yang memiliki kendali terbatas atas pergerakan armada mereka.

3. Sistem pengiriman yang tidak efisien 

Dalam banyak kasus, sistem pengiriman yang buruk juga dapat berdampak pada operasional logistik secara keseluruhan. 

Dari pemetaan rute yang dioptimalkan hingga penyelesaian kendaraan pengiriman, mendapatkan faktur, izin, dan dokumen yang tepat, ada beberapa proses yang bekerja secara kolektif untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan optimal.

4. Memenuhi harapan pelanggan 

Logistik adalah bidang yang kompetitif, dan memenuhi harapan pelanggan adalah salah satu strategi utama untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Dari pengemasan hingga pengiriman tepat waktu dan kerusakan, pengiriman jarak jauh (baik untuk pengiriman B2C maupun B2B) sangatlah penting.

Perbedaan Utama Antara Logistik Masuk dan Keluar

Terkait dengan logistik masuk dan keluar, ada beberapa perbedaan utama di antara keduanya. Logistik masuk berarti mengatur pergerakan barang masuk untuk suatu bisnis. 

Bagi perusahaan manufaktur, hal itu bisa berupa pengadaan bahan baku untuk produksi. Hal ini dapat mencakup: penerimaan bahan mentah, pemeriksaan kualitas, pembongkaran, penyimpanan persediaan, pergerakan barang ke produksi, dan lainnya.

Oleh karena itu, mari kita pahami perbedaan utama antara keduanya, yaitu:

Logistik Masuk 

• Mengacu pada masuknya barang ke dalam bisnis 
• Melibatkan aliran barang dan bahan mentah satu arah untuk produksi dari pemasok 
• Fungsi intinya adalah pengadaan , penanganan material, penyimpanan inventaris, dan transportasi dalam departemen untuk produksi 
• Dibangun dengan memiliki hubungan vendor-pemasok yang kuat (baca tentang inventaris yang dikelola vendor) 

Logistik Keluar 

• Mengacu pada keluarnya produk jadi dari bisnis 
• Melibatkan pengiriman produk akhir ke pelanggan akhir 
• Fungsi inti adalah penyortiran inventaris, pengambilan pesanan, pemenuhan pesanan, pengemasan, pelabelan, transportasi, pengiriman 
• Dibangun dengan memiliki saluran distribusi yang kuat, manajemen gudang, dan hubungan pelanggan.

Bagaimana Meningkatkan Rantai Nilai Logistik Keluar

Saat ini kita telah memahami peran dan pentingnya layanan keluar terhadap sistem rantai pasokan secara keseluruhan. 

Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga proses dan sistem berfungsi dengan baik untuk mengoptimalkan rantai nilai logistik keluar.

Mari kita lihat beberapa langkah sederhana yang dapat dilakukan oleh bisnis, diantaranya:

• Membangun kepercayaan pelanggan dengan mengutamakan jadwal pengiriman, dan pengiriman tepat waktu dan dalam kondisi baik
• Temukan rute dan mitra pengiriman terbaik untuk membatasi keluhan yang disebabkan oleh inefisiensi dan/atau kinerja buruk
• Gunakan alat (misalnya, EDI) untuk manajemen pesanan, manajemen inventaris, umpan balik pelanggan, dan lainnya. untuk menyederhanakan proses dan mendapatkan wawasan yang tepat
• Menyediakan layanan dan fitur bernilai tambah (misalnya, opsi untuk menjadwalkan slot pengiriman berdasarkan ketersediaan pelanggan, pelacakan status pesanan, dan sebagainya.) untuk meningkatkan pengalaman pelanggan
• Jaga komunikasi tetap teratur dan transparan
• Meningkatkan fasilitas pergudangan dan penyimpanan, misalnya bekerja sama dengan pusat pemenuhan mikro, mengadopsi alat untuk pembaruan waktu nyata.

Sebagai pemilik bisnis logistik atau ingin memulai bisnis logistik (ikuti tips dari ide nama bisnis logistik yang menarik ini), pahami bahwa efisiensi dapat direncanakan dengan memperhatikan kemacetan dan mencari solusi secara proaktif.

Itulah pembahasa singkat tentang Apa itu Logistik Keluar (Outbound Logistic): Proses, Contoh, dan Tantangan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk para pembaca semua.